Visma Circle groeit! Daarom zijn wij op zoek naar een Office Assistant voor 24-28 uur per week. Wij zijn een Nederlands bedrijf en leveren slimme Cloud software, waar overheids- en onderwijsorganisaties al hun interne en externe processen kunnen digitaliseren. Om bijvoorbeeld snel online een rijbewijs aan te vragen. 

Office Assitant

Als Office Assistant zorg jij dat alles op rolletjes loopt voor ons kantoor in Eindhoven. Samen met twee office-collega’s die werken vanuit ons kantoor in Sittard, beheer je het reilen en zeilen van kantoor Eindhoven en incidenteel ondersteun je in ons kantoor Sittard.

In het grotere plaatje draag je bij aan een moderne werkomgeving waarin onze collega’s optimaal kunnen werken. De ruimtes moeten niet alleen functioneel, mooi en schoon zijn, je zorgt ook dat collega’s zich geen zorgen hoeven te maken over de voorraad koffie of kantoorbenodigdheden. Onze flexibele werkplekken zorgen voor een fijne sfeer waarin onze collega’s zich thuis voelen.

Je organiseert interne events voor collega’s of klanten en zorgt dat het aan niets ontbreekt. Samen met je office-collega’s organiseer je ook externe events. Denk daarbij aan business updates, medewerkersdagen of de kerstborrel.

Jouw verantwoordelijkheden

Voor de volgende zaken bepaal je wat nodig is voor de kantoren en beheer je de contracten voor:

• Telefoonservice van het algemeen nummer.
• Schoonmaakbedrijven.
• Elektra en warmtelevering voor kantoor Sittard.
• Alarm en alarmopvolging voor kantoor Sittard.
• Tuinonderhoud voor kantoor Sittard.
• Afvalbeheer, alles netjes gescheiden afgevoerd.
• Kantoormiddelen zoals kantoormeubilair, koffieautomaten, multifunctionals.
• Kantoorfaciliteiten en voorraadbeheer voor kantoor Eindhoven.

Daarnaast ondersteun en adviseer je de directie bij de volgende zaken:

• Deelnemen aan het huurdersoverleg kantoorpand Eindhoven.
• Beheer van leverancierscontracten, denk aan:
  • Verzekeringsportefeuille, gerelateerd aan de huisvesting, zoals brand- en elektronicaverzekeringen.
  • Huurcontract beide kantoren.
• Beheer van kantoorgebouwen en coördinatie van verbouwingen, eventuele toekomstige verhuizingen en herinrichting.
• Beleid voor Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen en duurzaamheid.
• Bewaken en mede opstellen van budgetten voor events, kantoorbenodigdheden en gebouwen.

Samenwerking met HR voor:

• Goede on- en offboarding van nieuwe medewerkers.
• Ondersteuning op het gebied van arbeidsomstandigheden, werkplekinrichting, bedrijfshulpverlening en uitvoering RIE.
• Verzorgen en aanpassen van de inrichting van het gebouw volgens regelgeving zoals de Arbowet.

Wie ben jij

• Minimaal een afgeronde mbo-opleiding, bij voorkeur in een facilitaire richting.
• Minimaal 5 jaar werkervaring in soortgelijke functie.
• Ervaring met beheer van facilitaire leverancierscontracten.
• Ervaring met werken in Google Workspace (Docs en Sheets).
• Proactieve en zelfstandige werkhouding.
• Goede beheersing van de Nederlandse taal (minimaal A2 niveau).
• Goede communicatieve vaardigheden en klantgerichte instelling.

Wat bieden wij

Bij Visma Circle ben je verantwoordelijk voor je eigen succes, je maakt je eigen keuzes en dat zie je ook terug in onze arbeidsvoorwaarden.

• Vrijheid en verantwoordelijkheid: Jij kent jouw kracht en talent. Onze people coaches helpen je deze verder te ontwikkelen.
• Informele cultuur: Onze cultuur is informeel, we werken hard en maken samen ook veel plezier. Succes vieren we samen tijdens maandelijkse bijeenkomsten met alle collega’s op kantoor.
• Modern kantoor: Onze ontmoetingsplek waar je ervaringen uitwisselt en van elkaar leert.
• Aantrekkelijk salaris: Een fulltime bruto maandsalaris tussen EUR 2.800,- en EUR 3.500,-.
• Uitstekende secundaire arbeidsvoorwaarden: Pensioen, reiskosten-, thuiswerk- en thuiswerkplek-vergoeding, 25 verlofdagen, de mogelijkheid extra dagen te “kopen” en deelname aan de winstuitkering.
• Devices: Een laptop en telefoon van de zaak.
• Goed bereikbare kantoren: Onze kantoren in Eindhoven en Sittard liggen op 5 minuten lopen van het NS-station en zijn goed bereikbaar met het OV en de auto.
  

Enthousiast? 

Wil je ons beter leren kennen en jezelf voorstellen? Klik dan op de solliciteerknop!Als je vragen hebt, neem gerust contact op met Joëlle op 06-48710158. Je hoort zo snel mogelijk van ons!

Acquisitie naar aanleiding van deze vacature stellen wij niet op prijs